การปิดรอบทำอะไรจริง ๆ

• เก็บเดือนนั้นเข้าไปในประวัติ — ทั้งตัวเลขของทั้งอาคารและประวัติของแต่ละห้อง
• เปลี่ยนเลขมิเตอร์ของเดือนนี้เป็นเลขมิเตอร์ตั้งต้นของเดือนหน้า
• ยกยอดที่ยังค้างไปยังบิลถัดไปเป็นบรรทัดยอดยกมา
• ล้างสถานะการชำระเงินและรายการปรับยอดครั้งเดียวของทุกห้อง เพื่อเริ่มเดือนใหม่
• เลื่อนไปรอบบิลถัดไปหนึ่งเดือน

ก่อนปิดรอบ

• ห้องทุกห้องที่ตั้งใจจะเรียกเก็บเงินมีเลขมิเตอร์ครบทั้งสองตัว
• ทำเครื่องหมายเงินที่ได้รับแล้ว เพราะยอดที่ยังไม่ชำระตอนปิดรอบจะถูกยกไปเดือนหน้า
• ใส่ส่วนลดหรือค่าใช้จ่ายเพิ่มของเดือนนี้ให้เรียบร้อย เพราะการปิดรอบจะล้างรายการเหล่านี้

ถ้าปิดรอบเร็วเกินไป

หอเฮงเก็บสถานะก่อนการปิดรอบครั้งล่าสุดไว้ให้ย้อนกลับได้ ดังนั้นรอบที่ปิดพลาดจึงยกเลิกและคืนกลับไปเหมือนเดิมได้ นี่เป็นตาข่ายนิรภัยสำหรับความผิดพลาดที่เพิ่งเห็น ไม่ใช่เครื่องย้อนเวลา — อย่าใช้เพื่อแก้เดือนที่คุณทำงานต่อไปแล้ว

ประวัติและสิ่งที่เก็บไว้

หนังสือปัจจุบันเก็บ 24 เดือนล่าสุดต่อห้องและทั้งอาคาร เดือนที่เก่ากว่าจะย้ายไปแฟ้มเก็บถาวรในเครื่อง ไม่ได้ถูกลบ สถิติและไฟล์ Excel จึงยังเรียกดูได้ ขณะที่ข้อมูลส่วนที่ซิงค์ระหว่างเครื่องยังมีขนาดเล็ก

อ่านต่อ